Precisando melhorar suas entregas? Pois saiba que existem vários pequenos erros, especialmente no que diz respeito ao investimento em tecnologia, que pode ser responsável por atrasos e problemas com os prazos.
Hoje existem no mercado ferramentas como timesheets e softwares de gerenciamento de projetos que permitem a você ter não apenas mais controle sobre os prazos, mas também diminuir o tempo necessário a eles.
Uma vez que as entregas são essenciais para o bom relacionamento com o cliente, para o cumprimento da agenda da empresa e para o lucro, elas merecem especial atenção. Continue lendo e veja 5 dicas de como melhorá-las.
5 dicas para melhorar suas entregas e garantir mais produtividade
Ao implementar essas 5 dicas em seus projetos, você estará no caminho certo para melhorar suas entreegas, garantir eficiência e produtividade. Portanto, não deixe de conferi-las e coloque-as em prática agora mesmo!
1 – Use um timesheet para a gestão do tempo de atividades
A primeira dica para melhorar as suas entregas é usar um timesheet. Ele nada mais é do que uma ferramenta que permite determinar quanto tempo um colaborador leva para executar uma certa atividade.
Assim, ele começa a contagem do tempo quando houver a indicação de início da atividade. Então, contabiliza todos os minutos que decorreram até a entrega. Ele permite a suspensão da contagem de tempo para intervalos e passagem para outras tarefas.
Mas como um timesheet pode ajudar na melhoria das entregas? Pois bem, isso ocorre na medida em que ele reúne importantes informações que são essenciais para a gestão da empresa e da equipe.
Por exemplo, com um timesheet é possível identificar quais são as atividades mais morosas e que demandam mais tempo. Igualmente, entender se existem métodos ou ferramentas que possam atuar justamente em cima destas tarefas.
Além disso, um timesheet consegue indicar ao gestor quais são os colaboradores que têm mais destreza com uma ou com outra atividade. Isso é importante para que haja uma distribuição equilibrada e eficaz de tarefas.
E não para aí! O timesheet também emite relatórios em que é possível comparar o atual tempo de execução de uma tarefa em comparação com o tempo que ela necessitava em outro período.
Isso, por sua vez, levanta informações sobre eventuais quedas de produtividade, necessidade de investimento em capacitação (e direcionamento dela) ou sobre aumento da produtividade e os motivos que levaram a ele.
Outro destaque do timesheet é que com ele é possível fazer a gestão de tempo no Asana e em outras ferramentas de gerenciamento de projetos. Dentre elas estão o Trello, o Todoist e outros. Portanto, não deixe de usar essa ferramenta para entregas mais eficazes!
2 – Automatize tarefas repetitivas:
Outra dica para melhorar as suas entregas é identificar tarefas repetitivas ou de baixo valor agregado e que admitam automatização. Ao automatizá-las, você faz com que seus colaboradores deixem de perder tempo com atividades burocráticas.
Hoje existem várias ferramentas e softwares disponíveis que podem ajudar a simplificar processos e economizar tempo. Automatizar tarefas rotineiras libera recursos para atividades mais estratégicas e complexas, contribuindo para a eficiência do projeto.
A automatização dessas tarefas permite que os colaboradores voltem sua atenção para aquilo que realmente importa e que requer o trabalho humano. Este é o caso do uso de timesheet e de controle digital de ponto no RH, com dispensa dos cálculos manuais.
3 – Priorize a qualidade e o controle de qualidade
A qualidade é um aspecto essencial para melhorar suas entregas de projetos. Afinal, de nada adianta o cumprimento de prazos se o resultado das atividades ficar abaixo do esperado, demonstrar desleixo ou pouca atenção.
Portanto, garanta que todas as etapas do projeto sejam realizadas com um alto nível de qualidade, desde o planejamento até a execução e entrega final. Para isso existem diversas estratégias que se mostram úteis.
Por exemplo, considere o desenvolvimento de processos de controle de qualidade adequados para garantir que os produtos e serviços entregues estejam em conformidade com as expectativas e requisitos estabelecidos.
Isso envolve a realização de testes, revisões e validações adequadas ao longo do projeto. Priorizar a qualidade garantirá a satisfação do cliente e a reputação positiva do projeto.
Outra ideia é a diminuição dos intervalos de entregas. Com entregas menores, é possível manter um maior controle sobre as atividades e sobre a qualidade delas. Ainda, considere desenvolver metodologias internas que indiquem os passos para cada execução.
4 – Faça um gerenciamento eficaz de recursos
Gerenciar os recursos disponíveis de maneira eficaz é essencial para melhorar suas entregas de projetos. Isso envolve identificar quais recursos são necessários, alocá-los corretamente e acompanhar seu uso ao longo do tempo.
Note que a ausência de controle de recursos pode minar qualquer expectativa de prazo. Afinal, o desenvolvimento de tarefas requer disposição de tecnologia, maquinários, softwares, colaboradores, etc.
Certifique-se de ter uma visão clara dos recursos humanos, materiais e financeiros necessários para o projeto. Além disso, monitore de perto o progresso do projeto para garantir que os recursos estejam sendo utilizados de forma otimizada.
Isso se torna crucial na medida em que trabalha de modo a evitar desperdícios e a manter o projeto dentro do cronograma e do orçamento estabelecidos.
5 – Esteja atento ao gerenciamento de riscos
Por fim, a quinta e última dica se refere ao gerenciamento de riscos. Todo projeto envolve riscos, e é importante estar preparado para lidar com eles. Desse modo, faça uma análise detalhada dos riscos potenciais do projeto e desenvolva estratégias para mitigá-los.
Identifique os principais riscos, avalie sua probabilidade de ocorrência e impacto no projeto, e desenvolva planos de contingência para lidar com eles caso ocorram. Ao estar atento ao gerenciamento de riscos, você estará mais preparado para lidar com imprevistos.
A manutenção de entregas menores também se faz interessante neste aspecto, pois isso permite maior visualização dos riscos existentes, sejam eles novos ou que deixaram de ser percebidos anteriormente.
Com essas 5 dicas, promova a melhoria das entregas dos seus projetos e caminhe rumo à excelência e ao reconhecimento! Portanto, aplique-as e veja a mudança acontecer
Aqui escrevo sobre empreendedorismo, finanças e tecnologia voltada para negócios.
- Como conseguir seguidores no Instagram bem rápido? - novembro 27, 2024
- Por que o Bitcoin é considerado uma reserva de valor digital? - novembro 26, 2024
- Qual o custo para a instalação de energia solar para 1000 kWh/mês? - novembro 24, 2024